生産性を上げる？具体的に何をしたら上がるのか？（会議編）
例のレポート
でてきますよね定期的に。このOECDの労働生産性データ。今年も出ました。
そして定位置に収まる日本。一斉に始まる「これだからデキないんだ」のオンパレード。で、結局何も変わらず、明日も陽はまた昇るの繰り返しです。もう過去何年も。
本当に歯がゆいです。
そもそも「生産性の高い状態」とは？
ただ「生産性の高い状態」とはどんな状態なのか。そのイメージがわかなければそもそも生産性をあげることはできない。特にビジネスの場面で生産性が・・と思うことが多いのは会議の場面。
日々シリコンバレーで働く中で、本当にこちらの人は会議の運びがうまいなと感じることが多いので今回まとめます。なぜこちらで行われているミーティングは生産性が高いのか？
まず、一人ひとりの「時間価値」を意識している
時間価値とは、単位時間あたりで生産できるアウトプットの量と質。そもそも量と質両方求められてるのか、片方を求められてるのか、それは自分が取り掛かる仕事の文脈によるので、まずはそれを見極めること。
次に、自分だけではなく周りの同僚や上司、取引先の時間価値に頭を巡らせる。自分のアウトプットが相手のアウトプットの量と質にどうプラスに作用するのかを考えること。（逆に、これをしていないと悪い意味で目立つよ。）
ミーティングは互いの時間価値の掛け算
ミーティングはお互いが時間をもちよって、その価値を最大化する場。なので価値を下げるような行動はかなり嫌われる。価値を下げる行動とは、準備をしてこない、何も発言しない、一方的に話す、寝る、聞いてない、理解しようとしない、といった行動です。身に覚えがある人は要注意！
設定された時間より早く終える
例えば60分は必要かなと思うミーティングは、どうすれば30分で終わるか、を考えてやってみてください。こうした行動はシリコンバレーでは特に喜ばれます。"Now, I can give 30min back to you!"という発言は日常よく聞かれ、「デキる人」とはこうした運びを日々行って、自分だけでなく周りの時間価値を最大化し続けている人のことを言う。
実はミーティングは始まる前に70%くらい勝負がついている
60分のミーティングを30分で終わらそうとすると、かなり色々なことを事前にやっておかなければいけない。これは根回しをしておく、という意味だけにとらないでください。（根回しそのものを否定するつもりはない。）資料もあればあるほど良いというのではなく、相当絞り込んでおくこと。逆に、何に時間を当てないといけないかがクリアになるということです。
議事録は会議をしている最中に
議事録は終わってから書き始めるというより、会議の最中に作ってしまいます。理想は会議が終わると同時に送信ボタンを押す感じ。会議中に議事録を完成させるためには、あらかじめ雛形を準備しておきます。会議が始まったら、ポイントとなる発言や決定事項などを列挙していくだけ、というレベルです。
とはいえ、いつもそのようにはいかないので、終了後1-2時間以内には出すようにしたほうがいい。（出張等の場合は24時間くらい間があくことは問題ありません。ただ、その場合もいつ頃出すのか一言言っておきます。）一番大事なのは、アクションアイテムをはっきりしておくこと。3W + 1Hルールというのがあり、これは "Who is doing What by When (and How)?" 「誰が何をいつまでに（どうやって）やる」というのを明記するということです。
もちろん、日本は日本で組織の慣性があるのでUSでやっているようには・・と思われることもあるでしょう。ですが、なぜUSが常に生産性世界1位なのかは、こうした個人レベルでの会議への姿勢がそもそも違うということなのだ。何かを機会にぜひ試してみることをおすすめします。現場レベルから部署、組織レベルでこれが習慣化した場合、生産性は相当上がるよ。
逆に、もうすでにやってるよ、という場合は心配することはない。ぜひそのまま続けてください。きっとUSとビジネスをする場合でもうまくいく可能性が高まるので！
